Minden egyes irodában kivétel nélkül szükség van olyan gépre, mellyel villámgyorsan lehet iratokat másolni. A mai fekete-fehér fénymásoló gépek nagyon sok ezer másolatot készítenek óránként, és természetesen a színes fénymásolók sem maradnak el mögöttük.
Fekete-fehér másolók. Az első fénymásolók még nagyon lassúak voltak, mégis szívesen használták őket, ha csak kevés másolatra volt szükség, minthogy a velük való másoláshoz nem kellett különlegesen preparált alappéldány.
A legtöbb ma használatos fénymásoló az elektrosztatika elvén alapszik.
Az eredeti irat képéről láthatatlan elektromostöltés-mintázat készül, s az vonzza a tonernek - színezéknek - nevezett anyagot; ez a színezékpor teszi láthatóvá a képet. Mire a másolat kikerül a gépből, addigra a színezék megkötődik a papíron, ezért nem kenődik szét rajta. A fekete-fehér fénymásolók két fő csoportra oszthatók aszerint, hogy milyen papír szükséges hozzájuk.
Némelyik fénymásoló vegyszerrel kezelt papírt használ, másoknak elég a közönséges irodai papír. A xerox másoló munkamenete: a fénymásoló dobja feltöltődik, amint elhalad egy nagy feszültségű koronarúd előtt. Egy forgó tükör letapogatja az iratot, és a képet rávetíti a dobra. A dobon a világos részek elvesztik töltésüket, csak a foltok, vonalak helyén marad töltés.
E területekhez száraz színezék tapad, s láthatóvá válik a kép. Az átviteli koronarúd előtt elhaladtában feltöltődő közönséges irodai papír magához vonzza a színezék kirajzolta képet. A felhevített görgők belesütik a képet a papírba. A modern színes másolók több célra használhatók.
Különféle méretű színes másolatokat készíthetnek, és számítógéppel is összeköthetők. A számítógépbe elektromos jelként bevitt képek színe megváltoztatható. A képet elektronikusan lehet átvinni a fénymásolóba, és ott kinyomtatni.